Wzorem dokumentu możemy nazwać jakikolwiek pierwowzór, na zasadzie którego był utworzony inny akt prawny. Wykorzystanie niniejszego schematu w znaczny sposób pozwala skrócić czas tworzenia dokumentu. Posługując się wzorem dokumentu, mamy możliwość również zmniejszyć ryzyko pojawienia się omyłek w akcie prawnym, który stworzyliśmy.
Charakterystycznym typem dokumentu, jest dokument rachunkowy, jaki powstaje w wyniku utrwalenia na piśmie
procesów gospodarczych, jakie zachodzą między poszczególnymi podmiotami albo stronami. Taki akt prawny często nazywany jest dowodem, ponieważ na jego zasadzie możemy dowodzić swoich postulatów zarówno u kontrahenta gospodarczego, jak i przed szczególnie do niniejszego celu przeznaczonym organem kontrolnym bądź organem wykonawczym.
I tak też możemy pogrupować je na:
• Zastępcze – wystawione do momentu odebrania dowodu zewnętrznego obcego,
• Zbiorcze – istnieją w celu dokonania wspólnych zapisów kilku dowodów źródłowych,
• Rozliczeniowe – dokumenty, które charakteryzują wcześniej stworzone zapisy wg nowych kryteriów systematyzujących,,
• Wewnętrzne – poświadczające operacje wewnątrz organizacji, będą to na przykład obrotu magazynowego, obrotu środków trwałych,, dokumenty obrotu kasowego ale także listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zewnętrzne własne – wystawione przez organizację i oddane w oryginale klientowi,
• Zewnętrzne obce - wystawione przez klientów z zewnątrz, np. rachunki i faktury
• Korygujące.
Dowody rachunkowe odgrywają istotną funkcję również jako podstawa sprawozdania finansowego i źródło analizy ekonomicznej. Powinny być współmierne z przebiegiem operacji gospodarczej, stąd też nie powinny zawierać w żadnym wypadku błędów, przeróbek czy prób wymazania danych. Dokument z niniejszymi zmianami można w bardzo prosty sposób podważyć.
Dowód rachunkowy musi posiadać m.in.:
• Charakterystykę funkcjonowania, jego wartość, jednostki,
• Sygnaturę liczbową identyfikacyjną dokumentu,
• Nazwę i adres osoby, firmy lub instytucji dokonującej operacji gospodarczej,
• Podpisy osób uczestniczących w operacji gospodarczej,,
• Dzień, miesiąc, rok zdarzenia i datę stworzenia dowodu rachunkowego,
• Ustalony typ dowodu
• Adnotację stwierdzającą kontrolę i zaklasyfikowanie dowodu w księgach rachunkowych.
Dowód powinien być przygotowany w sposób przejrzysty i zrozumiały dla obu stron, ale również dla organów kontroli, ale także musi być napisany w języku polskim, a wszystkie waluty, jakie się w nim znajdą, muszą być zapisane w jednostce monetarnej polskiej (przeliczone po kursie z chwili dokonania operacji gospodarczej). Niedozwolone jest tłumaczenie niniejszych aktów prawnych.